Việc sử dụng bảng kê trong thu mua nông, lâm, thủy sản vẫn được pháp luật cho phép, nhưng chỉ khi đáp ứng đầy đủ điều kiện và hiểu đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro về thuế.
Hiểu đúng bản chất để tránh sai phạm và những rủi ro phát sinh
Trong hoạt động thu mua nông sản, lâm sản và thủy sản, đặc biệt tại các vùng nguyên liệu, việc người bán là hộ gia đình, cá nhân trực tiếp sản xuất không xuất hóa đơn vẫn diễn ra phổ biến. Chính vì vậy, pháp luật thuế cho phép doanh nghiệp trong một số trường hợp được sử dụng bảng kê làm căn cứ hạch toán chi phí thay cho hóa đơn.
Tuy nhiên, thực tế cho thấy đây cũng là một trong những nội dung thường xuyên phát sinh sai phạm trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế. Nhiều doanh nghiệp hiểu chưa đầy đủ quy định, hoặc sử dụng bảng kê để hợp thức hóa nguồn hàng thu mua qua thương lái, trung gian, dẫn đến nguy cơ bị loại chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, truy thu thuế và xử phạt hành chính.
Ảnh: Minh họa
Theo quy định của Luật Thuế giá trị gia tăng và các văn bản hướng dẫn, các sản phẩm trồng trọt, chăn nuôi, thủy sản do tổ chức, cá nhân trực tiếp sản xuất hoặc đánh bắt bán ra, nếu chưa chế biến thành sản phẩm khác hoặc chỉ qua sơ chế thông thường, thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng. Các công đoạn như làm sạch, phơi, sấy, bóc vỏ, cắt, xay, bảo quản lạnh, đông lạnh, ướp muối,… vẫn được coi là sơ chế thông thường nếu không làm thay đổi bản chất sản phẩm.
Đồng thời, Luật Thuế thu nhập cá nhân cũng quy định cá nhân trực tiếp sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, nuôi trồng, đánh bắt thủy sản bán sản phẩm do mình tạo ra thuộc diện được miễn thuế thu nhập cá nhân. Điều kiện quan trọng là người bán phải thực sự là người trực tiếp sản xuất, không phải thương nhân hoặc đơn vị kinh doanh thu gom.
Đây chính là “lằn ranh” pháp lý mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Nếu doanh nghiệp lập bảng kê ghi nhận người bán là hộ nông dân nhưng thực tế hàng hóa được mua qua thương lái hoặc không chứng minh được nguồn gốc, toàn bộ hồ sơ có thể bị cơ quan thuế bác bỏ.
Đáng chú ý, theo Thông tư số 69/2025/TT-BTC, doanh nghiệp phải chủ động tự xác định hàng hóa thuộc diện không chịu thuế giá trị gia tăng theo quy định; cơ quan thuế không cấp văn bản xác nhận trước. Điều này đồng nghĩa với việc trách nhiệm tuân thủ và chứng minh thuộc về người nộp thuế.
Áp dụng đúng quy định: Doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình thu mua
Các chuyên gia cho rằng, trong bối cảnh cơ quan thuế đẩy mạnh chuyển đổi số và quản lý rủi ro dựa trên dữ liệu lớn, việc sử dụng bảng kê không còn đơn thuần là thủ tục kế toán mà trở thành nội dung quản trị rủi ro trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Theo đó, để áp dụng đúng quy định, doanh nghiệp cần thực hiện đồng bộ nhiều bước.
Thứ nhất, xác định đúng đối tượng bán hàng. Doanh nghiệp phải kiểm tra, xác minh người bán là cá nhân hoặc hộ gia đình trực tiếp sản xuất, nuôi trồng hoặc đánh bắt; không nên chỉ dựa vào lời khai.
Thứ hai, xác định chính xác tình trạng hàng hóa. Chỉ những sản phẩm chưa chế biến hoặc chỉ qua sơ chế thông thường mới được áp dụng chính sách thuế ưu đãi. Khi sản phẩm đã qua chế biến tạo thành sản phẩm khác, chính sách thuế sẽ thay đổi.
Thứ ba, lập bảng kê đầy đủ, trung thực và có khả năng kiểm chứng. Hồ sơ cần thể hiện rõ thông tin người bán, địa điểm thu mua, chủng loại hàng hóa, khối lượng, đơn giá, thời gian giao dịch và các chứng từ thanh toán liên quan.
Thứ tư, xây dựng hệ thống lưu trữ chứng cứ. Ngoài bảng kê, doanh nghiệp nên lưu giữ hợp đồng, biên bản giao nhận, hình ảnh thu mua, hồ sơ vùng nguyên liệu, chứng từ vận chuyển, phiếu cân, nhật ký kho... để chứng minh tính có thật của giao dịch khi cơ quan thuế kiểm tra.
Thứ năm, rà soát thường xuyên quy trình thu mua nội bộ. Bộ phận kế toán, thu mua và pháp chế cần phối hợp xây dựng quy trình thống nhất, tránh tình trạng mỗi đơn vị thực hiện theo cách hiểu khác nhau.
Ở góc độ thị trường, việc hoàn thiện khung pháp lý giúp doanh nghiệp chân chính yên tâm hơn khi thu mua trực tiếp từ nông dân, góp phần giảm chi phí trung gian, tăng tính minh bạch của chuỗi cung ứng nông sản.
Tuy nhiên, thách thức cũng không nhỏ. Phần lớn giao dịch nông sản hiện vẫn diễn ra phân tán, quy mô nhỏ, việc xác minh người trực tiếp sản xuất hay truy xuất nguồn gốc chưa phải lúc nào cũng thuận lợi. Doanh nghiệp vì vậy sẽ phải đầu tư nhiều hơn cho quản trị hồ sơ, chuyển đổi số và xây dựng vùng nguyên liệu liên kết nếu muốn giảm thiểu rủi ro thuế trong dài hạn.
Theo đó, doanh nghiệp cần làm ngay những việc như thực hiện rà soát toàn bộ quy trình thu mua sử dụng bảng kê; kiểm tra tư cách người bán và nguồn gốc hàng hóa. Thực hiện việc đối chiếu hàng hóa với quy định về sản phẩm chưa chế biến hoặc sơ chế thông thường và chuẩn hóa hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế. Ngoài ra việc đào tạo bộ phận thu mua và kế toán về quy định mới của Luật Thuế giá trị gia tăng và Luật Thuế thu nhập cá nhân là rất quan trọng và cần thiết. Thiết lập cơ chế kiểm tra nội bộ trước khi hạch toán chi phí và kê khai thuế.
Như vậy, việc sử dụng Bảng kê vẫn là công cụ hợp pháp trong nhiều giao dịch nông, lâm, thủy sản, nhưng chỉ phát huy giá trị khi được sử dụng đúng quy định. Việc chuẩn hóa quy trình và hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp vừa tận dụng chính sách ưu đãi, vừa giảm thiểu rủi ro thuế lâu dài.
Phượng Hòa